Khi xảy ra sự cố trong thời gian du học, nhiều bạn chỉ quan tâm đến việc điều trị, đổi chuyến bay hoặc tìm lại hành lý mà quên giữ các giấy tờ liên quan. Đây có thể là nguyên nhân khiến hồ sơ yêu cầu bồi thường phải bổ sung chứng từ hoặc mất thêm thời gian xử lý.
Vì vậy, ngay từ khi bắt đầu chuyến đi, du học sinh nên hình thành thói quen giữ lại hóa đơn, biên nhận, giấy xác nhận và các giấy tờ liên quan đến sự cố. Hồ sơ càng đầy đủ, việc đối chiếu và giải quyết quyền lợi bảo hiểm du học nước ngoài càng thuận lợi.
Nếu phát sinh vấn đề sức khỏe hoặc tai nạn trong thời gian ở nước ngoài, du học sinh nên giữ lại toàn bộ chứng từ được cơ sở y tế cung cấp.
Một số giấy tờ thường cần lưu gồm:
Hồ sơ khám bệnh, giấy chẩn đoán hoặc giấy xác nhận của bác sĩ.
Hóa đơn viện phí, phí khám và các khoản điều trị.
Đơn thuốc và hóa đơn mua thuốc.
Kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh nếu có.
Giấy ra viện hoặc giấy xác nhận hoàn tất điều trị.
Chứng từ thanh toán bằng thẻ, chuyển khoản hoặc tiền mặt.
Các giấy tờ khác liên quan trực tiếp đến việc điều trị.
Du học sinh không nên vứt bỏ hóa đơn nhỏ, ngay cả khi số tiền không lớn. Một khoản chi phí tưởng như không đáng kể vẫn có thể là một phần của hồ sơ yêu cầu bồi thường nếu thuộc phạm vi quyền lợi bảo hiểm.
Chứng từ liên quan đến chuyến bay và hành lý
Không chỉ sự cố y tế, các vấn đề như chuyến bay bị trì hoãn, hủy chuyến, thất lạc hoặc hư hỏng hành lý cũng có thể phát sinh trong hành trình du học.
Trong những trường hợp này, nên giữ:
Vé máy bay hoặc xác nhận đặt vé.
Boarding pass nếu có.
Email hoặc thông báo của hãng hàng không về việc thay đổi chuyến bay.
Xác nhận chuyến bay bị trì hoãn hoặc hủy.
Biên bản thất lạc hành lý do hãng hàng không lập.
Biên bản xác nhận hành lý bị hư hỏng nếu có.
Hóa đơn mua các vật dụng cần thiết trong thời gian chờ hành lý, nếu phát sinh.
Chứng từ chứng minh giá trị tài sản bị mất hoặc hư hỏng khi cần thiết.
Đối với hành lý thất lạc, du học sinh nên báo ngay cho hãng hàng không hoặc bộ phận phụ trách hành lý tại sân bay và xin giấy xác nhận. Đây thường là chứng từ quan trọng để chứng minh sự cố đã xảy ra.
Giấy tờ của cơ quan chức năng nếu có
Một số sự cố có thể cần đến xác nhận của cơ quan chức năng. Ví dụ, trường hợp bị mất tài sản, trộm cắp hoặc gặp một sự cố cần lập biên bản.
Du học sinh nên giữ:
Biên bản trình báo với cảnh sát.
Giấy xác nhận mất hoặc bị trộm tài sản.
Biên bản của sân bay hoặc đơn vị vận chuyển.
Giấy xác nhận của cơ quan có thẩm quyền khác.
Các tài liệu chứng minh sự việc và thời điểm xảy ra sự cố.
Nếu xảy ra mất cắp, không nên chỉ thông báo bằng lời nói. Hãy chủ động hỏi cơ quan tiếp nhận xem có thể cấp biên bản hoặc giấy xác nhận hay không để làm căn cứ khi cần yêu cầu giải quyết quyền lợi bảo hiểm.
Cách lưu trữ chứng từ an toàn
Du học sinh thường ở nước ngoài trong thời gian dài nên số lượng giấy tờ có thể tăng lên đáng kể. Cách đơn giản nhất là chia chứng từ thành từng nhóm: y tế, chuyến bay, hành lý, tài sản và giấy tờ cơ quan chức năng.
Bên cạnh việc giữ bản giấy, nên:
Chụp ảnh hoặc scan các chứng từ quan trọng.
Lưu bản điện tử trên điện thoại và một dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
Đặt tên file theo ngày và nội dung để dễ tìm kiếm.
Không chỉnh sửa hoặc làm mất thông tin trên hóa đơn, biên bản.
Giữ bản gốc đối với những giấy tờ quan trọng cho đến khi hồ sơ được giải quyết xong.
Sao lưu dữ liệu để tránh mất toàn bộ chứng từ nếu điện thoại hoặc máy tính gặp sự cố.
Đặc biệt, du học sinh nên kiểm tra kỹ các yêu cầu chứng từ trong hợp đồng và quy tắc bảo hiểm du học ngước ngoài của gói đã mua. Không phải mọi trường hợp đều yêu cầu cùng một loại giấy tờ và hồ sơ thực tế có thể khác nhau tùy sự cố.
Câu hỏi thường gặp
Mất hóa đơn điều trị thì có được yêu cầu bồi thường không?
Việc thiếu hóa đơn hoặc chứng từ có thể khiến hồ sơ cần bổ sung thêm tài liệu để chứng minh chi phí thực tế. Vì vậy, nên liên hệ đơn vị bảo hiểm càng sớm càng tốt để được hướng dẫn đối với trường hợp cụ thể.
Có cần giữ bản gốc tất cả giấy tờ không?
Không phải chứng từ nào cũng có yêu cầu giống nhau. Tuy nhiên, với các giấy tờ quan trọng như hóa đơn y tế, giấy ra viện, biên bản thất lạc hành lý hoặc biên bản của cơ quan chức năng, nên giữ bản gốc nếu có thể và đồng thời lưu bản điện tử.
Có thể dùng ảnh chụp giấy tờ để làm hồ sơ không?
Ảnh chụp hoặc bản scan rất hữu ích để lưu trữ và gửi hồ sơ ban đầu. Tuy nhiên, việc có được chấp nhận thay bản gốc hay không phụ thuộc vào yêu cầu của đơn vị bảo hiểm và từng trường hợp.
Sau khi về Việt Nam mới phát hiện thiếu giấy tờ thì phải làm gì?
Nên liên hệ đơn vị bảo hiểm để thông báo tình trạng hồ sơ và hỏi cách bổ sung chứng từ. Nếu có thể liên hệ bệnh viện, hãng hàng không hoặc cơ quan chức năng nơi xảy ra sự cố để xin cấp lại giấy xác nhận, nên thực hiện càng sớm càng tốt.
Giữ đầy đủ chứng từ không có nghĩa là chắc chắn được bồi thường. Hồ sơ vẫn cần đáp ứng các điều kiện, phạm vi quyền lợi và quy định loại trừ được ghi trong hợp đồng bảo hiểm. Vì vậy, tốt nhất du học sinh nên đọc kỹ quy tắc bảo hiểm trước chuyến đi và lưu lại mọi giấy tờ liên quan khi phát sinh sự cố.
Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo. Khách hàng cần liên hệ với chuyên viên tư vấn/nhân viên của Bảo Việt để được tư vấn/hướng dẫn một cách chính xác, phù hợp theo đúng quy định, quy tắc và tình huống cụ thể.
