Trên thực tế, chỉ đạo hoạt động của hệ thống KSNB có thể là HĐQT, có thể là ban giám đốc, nên hoạt động kiểm soát chưa hoàn toàn độc lập.
Theo kết quả khảo sát của Ernst & Young Việt Nam thì hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) tại nhiều DN bảo hiểm rất yếu (xem ĐTCK số ra ngày 1/2/2013). Trong số báo này, ĐTCK giới thiệu bài viết của bà Dương Thị Nhi – Trung tâm Nghiên cứu và đào tạo bảo hiểm (Bộ Tài chính) về thực trạng hệ thống KSNB tại các DN bảo hiểm, cũng như gợi mở hướng cải thiện hoạt động này.
Chưa đồng bộ và chưa quy chuẩn
Từ năm 2007, tại Điều 15 Nghị định số 45/2007/NĐ-CP quy định chi tiết về Luật Kinh doanh bảo hiểm đã có quy định về kiểm tra, KSNB. Năm 2012, cụ thể hóa các quy định về kiểm tra, KSNB tại Nghị định 45, Điều 36 Thông tư số 124/2012/TT-BTC đã hướng dẫn chi tiết về hoạt động kiểm tra, KSNB của DN bảo hiểm. Theo đó, DN bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài phải xây dựng, ban hành quy trình nghiệp vụ và tổ chức kiểm tra, KSNB.
Quy trình kiểm tra, KSNB phải được cấp có thẩm quyền quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động (đối với DN bảo hiểm) hoặc Quy chế tổ chức và hoạt động (đối với chi nhánh nước ngoài) ban hành bằng văn bản và phải cho phép kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ; phải thông báo quy trình kiểm tra, KSNB đến tất cả người lao động của DN để người lao động nhận thức được tầm quan trọng và tham gia một cách có hiệu quả vào hoạt động kiểm tra, KSNB; người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, KSNB; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay tổng giám đốc (giám đốc), chủ tịch HĐQT (chủ tịch hội đồng thành viên, chủ tịch công ty), ban kiểm soát; trưởng các bộ phận của DN bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài báo cáo, đánh giá về kết quả kiểm tra, KSNB tại bộ phận do mình phụ trách hoặc trong phạm vi nhiệm vụ được giao; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.
Nhìn chung, các quy định về kiểm tra, KSNB khá cụ thể, nhưng thực tế triển khai tại các DNBH cho thấy, có nhiều yêu cầu chưa thực sự được đáp ứng, như việc phổ biến đến tất cả người lao động về quy trình kiểm tra, KSNB, nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo trong Ban điều hành và HĐQT, ban kiểm soát… Chưa kể, việc thống nhất triển khai quy định tại Khoản 3, Điều 36, Thông tư 124 về việc “hoạt động kiểm tra, KSNB phải độc lập với các hoạt động điều hành, hoạt động kinh doanh và đảm bảo đánh giá, phát hiện kịp thời mọi rủi ro có nguy cơ ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của DN bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài, phản ánh kịp thời với cấp có thẩm quyền của DN bảo hiểm, chi nhánh nước ngoài để có biện pháp xử lý thích hợp” còn nhiều cách hiểu khác nhau trong từng DN bảo hiểm.
Có DN cho rằng, để hoạt động kiểm tra, KSNB độc lập với các hoạt động điều hành, hoạt động kinh doanh thì về mặt tổ chức của hệ thống KSNB cũng phải độc lập với bộ máy điều hành và kinh doanh. Theo đó, bộ phận chuyên trách về hệ thống KSNB phải trực thuộc HĐQT. Mô hình này triển khai ở các DN bảo hiểm lớn như Tập đoàn Bảo Việt, Ủy ban kiểm toán thuộc HÐQT chịu trách nhiệm về hoạt động kiểm toán nội bộ của Tập đoàn. Hoạt động của bộ máy kiểm tra, KSNB tách rời sự chỉ đạo của Ban điều hành, có thể chịu sự chỉ đạo trực tiếp của HĐQT hoặc Ban kiểm soát. Bộ máy hoạt động kiểm tra tách rời hoạt động điều hành làm tăng vai trò, nhiệm vụ của bộ phận kiểm tra và tăng tính độc lập. Tuy nhiên, việc tổ chức triển khai các cuộc kiểm tra phối hợp các phòng, ban chức năng của Trụ sở chính theo mô hình này khó khăn hơn, nhân sự cho bộ máy KSNB cần nhiều hơn.
Có DN lại cho rằng, không cần độc lập về tổ chức, mà chỉ cần trong quy chế và quy trình hoạt động của bộ phận kiểm tra, KSNB có tính đến sự độc lập với hoạt động điều hành, kinh doanh mà thôi. Theo đó, bộ phận KSNB vẫn là một phòng, ban trực thuộc Ban giám đốc. Đây là mô hình cho hầu hết DN còn lại. Ban kiểm tra, KSNB thuộc Ban điều hành sẽ dễ thực hiện tốt vai trò phối hợp với các ban chức năng khác trong DN khi việc tổ chức các cuộc kiểm tra và mô hình này cũng tiết kiệm được nhân lực, bộ máy kiểm tra nội bộ gọn nhẹ. Tuy nhiên, tính độc lập với hoạt động điều hành kinh doanh chỉ là tương đối.
Vì vậy, trên thực tế, chỉ đạo hoạt động của hệ thống KSNB có thể là HĐQT, có thể là Ban giám đốc, nên hoạt động kiểm soát chưa hoàn toàn độc lập
Theo các chuyên gia về KSNB, các DN bảo hiểm hiện đang triển khai hệ thống KSNB chưa đồng bộ và chưa quy chuẩn. Các DN hoặc không có hệ thống quy chế quản lý hoàn chỉnh, hoặc có nhưng manh mún. Chẳng hạn, DN có hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ về tên gọi, nhưng trong các quy chế ít chứa đựng các cơ chế kiểm soát, chưa kể trong các quy chế có chứa đựng các cơ chế kiểm soát thì các quy chế quản lý này không được thực hiện triệt để và do đó, các cơ chế kiểm soát không được vận hành hoặc không được vận hành hiệu quả. Việc cập nhật rủi ro và hoàn thiện hệ thống KSNB chưa được thực hiện thường xuyên.
Hoạt động tự kiểm soát và kiểm soát chéo cần trở nên tự nhiên và thành một văn hóa quen thuộc trong DN
Hướng cải thiện
Cũng như việc thiết lập hệ thống KSNB hữu hiệu ở các DN khác, khi triển khai hệ thống này trong các DN bảo hiểm, cần lưu ý việc thay đổi tư duy của các cấp lãnh đạo về chính hệ thống KSNB, vai trò, nhiệm vụ, tầm quan trọng của nó; đồng thời, các nhân viên ở mọi cấp, mọi bộ phận phải thay đổi thói quen làm việc đảm bảo việc đánh giá, kiểm soát rủi ro và các quy trình KSNB khác nhằm giảm thiểu rủi ro. Cấu trúc 3 tầng bảo vệ trước rủi ro phải được tôn trọng và vận hành hiệu quả. Khi đó, truyền thông phải đánh bạt những phản ứng tiêu cực, e ngại của các nhân viên khi triển khai hệ thống KSNB toàn diện. Thực tế, nhân viên không hiểu rõ về hệ thống KSNB nên khi nghe thấy hai chữ “kiểm soát” là phản đối. Nhận thức về hệ thống KSNB kiểu cũ cũng dễ dẫn tới nghi ngờ về sự thành công, tính hữu ích và hiệu quả của việc thiết lập hệ thống KSNB tiên tiến.
Hệ thống KSNB tiên tiến phải đảm bảo cho mỗi cá nhân tự kiểm soát mình, đồng thời kiểm soát những người/bộ phận khác, cũng như chấp nhận việc mình bị kiểm soát bởi những người/bộ phận khác. Khi tất cả những hoạt động tự kiểm soát và kiểm soát chéo trở nên tự nhiên và thành một văn hóa quen thuộc trong DN, thì hệ thống KSNB sẽ có điều kiện phát triển tốt.
Để việc thiết lập hệ thống KSNB thực sự hiệu quả, DN bảo hiểm cần xác định rõ những vấn đề gốc rễ, như tầm nhìn của DN; triết lý kinh doanh và tầm nhìn của người lãnh đạo; sứ mệnh và tôn chỉ của DN. Từ đó, xác định mục tiêu của DN trong ngắn hạn và dài hạn. Từ những mục tiêu này, DN xác định rủi ro chung của DN, xác định cơ chế kiểm soát chung của DN và xác định cơ cấu tổ chức toàn DN với chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của từng bộ phận, từng nhân viên trong DN (chính là thực hiện tái cấu trúc công ty). Tại mỗi bộ phận, cần xác định rủi ro của từng bộ phận. Từ những rủi ro này mà xác định cơ chế kiểm soát cho từng bộ phận và cho từng nhân viên; quy chế hoá các cơ chế kiểm soát trong các quy chế bộ phận và trong từng bảng mô tả công việc nhân viên; xác định tất cả các quy trình nghiệp vụ của DN; xác định các chức năng của từng quy trình; xác định rủi ro của từng quy trình; xác định cơ chế kiểm soát rủi ro của từng quy trình.
Sau tất cả những bước trên, DN sẽ quy chế hoá các cơ chế kiểm soát của từng quy trình trong các quy chế nghiệp vụ. Khi ấy, hệ thống KSNB đã được thiết lập toàn diện. Cơ cấu đầu não của bộ máy này đặt tại Ban quản trị (HĐQT) hay Ban điều hành (trực thuộc Tổng giám đốc) tùy quy mô của DN, tùy yêu cầu về mức độ độc lập của hệ thống KSNB.
Thông thường, quy mô DN càng lớn, mức độ tách rời giữa chủ sở hữu và ban điều hành càng lớn, thì đòi hỏi tính độc lập của hệ thống KSNB càng cao. Đối với những ngành như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, nên chăng cân nhắc những quy định cụ thể hơn về tính độc lập của bộ máy KSNB, tùy thuộc vào yêu cầu đối với hệ thống KSNB đối với từng loại hình DN.
