Khi mua bảo hiểm du học nước ngoài, nhiều phụ huynh và du học sinh quan tâm đến việc có phải công chứng hộ chiếu, giấy tờ tùy thân hoặc các tài liệu liên quan hay không.
Trên thực tế, không phải hồ sơ bảo hiểm nào cũng yêu cầu công chứng. Yêu cầu về bản gốc, bản sao, bản scan hoặc bản sao có chứng thực có thể khác nhau tùy sản phẩm, mục đích sử dụng và quy trình của doanh nghiệp bảo hiểm.
Vì vậy, trước khi công chứng nhiều loại giấy tờ, nên xác định chính xác hồ sơ nào được yêu cầu.
Công chứng hoặc chứng thực thường chỉ cần thực hiện khi doanh nghiệp bảo hiểm, cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc bên có thẩm quyền yêu cầu.
Một số trường hợp có thể phát sinh yêu cầu xác nhận giấy tờ gồm:
Hồ sơ cần đối chiếu với bản gốc.
Có nghi vấn hoặc sai lệch thông tin giữa các giấy tờ.
Hồ sơ bồi thường có tính chất phức tạp.
Giấy tờ được sử dụng cho một thủ tục khác ngoài việc mua bảo hiểm.
Bên tiếp nhận yêu cầu bản sao chứng thực.
Hồ sơ cần xác minh quan hệ giữa người được bảo hiểm và người yêu cầu giải quyết quyền lợi.
Ngược lại, với các thủ tục mua bảo hiểm du học thông thường, nhiều thông tin có thể được cung cấp trực tuyến và không nhất thiết phải công chứng toàn bộ giấy tờ.
Điều quan trọng là kiểm tra yêu cầu cụ thể trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Những loại giấy tờ cần kiểm tra
Tùy từng trường hợp, các giấy tờ dưới đây có thể xuất hiện trong hồ sơ bảo hiểm:
Hộ chiếu
Hộ chiếu thường được sử dụng để xác nhận thông tin người được bảo hiểm. Khi cần cung cấp, nên đảm bảo họ tên, ngày sinh và số hộ chiếu rõ ràng, thống nhất với thông tin đăng ký.
Giấy tờ tùy thân
Có thể được sử dụng để xác minh danh tính của người mua hoặc người được bảo hiểm nếu doanh nghiệp bảo hiểm yêu cầu.
Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm
Đây là tài liệu quan trọng để xác định thông tin hợp đồng, thời hạn, phạm vi và quyền lợi bảo hiểm. Không nên tự chỉnh sửa nội dung trên tài liệu.
Hồ sơ y tế
Trong một số trường hợp liên quan đến điều trị hoặc yêu cầu bồi thường, có thể cần hồ sơ khám chữa bệnh, đơn thuốc, kết quả xét nghiệm, hóa đơn hoặc chứng từ thanh toán.
Giấy tờ liên quan đến sự cố
Tùy sự việc, hồ sơ có thể bao gồm biên bản tai nạn, xác nhận của cơ quan chức năng, biên bản mất tài sản hoặc các tài liệu khác.
Không phải tất cả những giấy tờ trên đều phải công chứng. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào mục đích sử dụng và quy trình giải quyết hồ sơ.
Bản sao và bản điện tử khác nhau thế nào?
Đây là điểm du học sinh nên phân biệt rõ khi chuẩn bị hồ sơ.
Bản sao là bản sao lại nội dung của giấy tờ gốc. Tùy yêu cầu, bản sao có thể chỉ cần sao chụp thông thường hoặc phải là bản sao có chứng thực.
Bản điện tử thường là file PDF, hình ảnh hoặc tài liệu được gửi qua email, hệ thống trực tuyến hoặc phương thức điện tử khác.
Hai loại này không phải lúc nào cũng có giá trị sử dụng giống nhau.
Ví dụ, nếu đơn vị tiếp nhận yêu cầu “bản sao chứng thực”, việc gửi một ảnh chụp hộ chiếu có thể chưa đáp ứng đúng yêu cầu. Ngược lại, nếu chỉ yêu cầu bản scan để đối chiếu thông tin, việc công chứng có thể không cần thiết.
Để hạn chế việc phải bổ sung hoặc làm lại giấy tờ, du học sinh nên:
Kiểm tra yêu cầu trước khi công chứng
Không nên công chứng tất cả giấy tờ theo thói quen. Hãy xác định tài liệu nào thực sự được yêu cầu.
Đảm bảo thông tin thống nhất
Họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu và các thông tin nhận diện khác nên thống nhất giữa hợp đồng bảo hiểm và giấy tờ tùy thân.
Giữ lại bản gốc
Ngay cả khi đã gửi bản sao hoặc bản điện tử, vẫn nên giữ bản gốc để sử dụng khi cần đối chiếu.
Lưu trữ bản điện tử
Nên lưu hợp đồng, giấy chứng nhận và những giấy tờ quan trọng ở nơi an toàn để có thể truy cập khi đang ở nước ngoài.
Không tự chỉnh sửa tài liệu
Không nên chỉnh sửa nội dung trên hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bằng phần mềm chỉnh sửa PDF. Nếu phát hiện thông tin sai, hãy liên hệ đơn vị phát hành để được điều chỉnh chính thức.
Kiểm tra yêu cầu của từng thủ tục
Giấy tờ dùng để mua bảo hiểm có thể có yêu cầu khác với giấy tờ dùng để xin visa, nhập học hoặc yêu cầu bồi thường. Không nên mặc định rằng yêu cầu của thủ tục này áp dụng cho thủ tục khác.
Có cần công chứng hộ chiếu khi mua bảo hiểm du học không?
Thông thường không nên mặc định rằng hộ chiếu phải công chứng. Việc có cần bản sao chứng thực hay chỉ cần bản scan phụ thuộc vào quy trình của sản phẩm và đơn vị tiếp nhận.
Có thể dùng bản scan giấy tờ để mua bảo hiểm không?
Có thể được chấp nhận trong một số quy trình trực tuyến, nhưng cần kiểm tra yêu cầu cụ thể. Bản scan không mặc nhiên thay thế bản sao chứng thực nếu bên tiếp nhận yêu cầu loại giấy tờ này.
Hồ sơ bồi thường có cần công chứng không?
Không phải mọi hồ sơ bồi thường đều cần công chứng. Tùy trường hợp, doanh nghiệp bảo hiểm có thể yêu cầu bản gốc, bản sao, bản điện tử hoặc tài liệu xác nhận từ cơ sở y tế, hãng vận chuyển hay cơ quan chức năng.
Nếu đã công chứng nhưng sau đó thông tin giấy tờ thay đổi thì sao?
Nếu thông tin hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân thay đổi, nên sử dụng tài liệu mới nhất và thông báo cho đơn vị liên quan khi cần. Không nên tiếp tục sử dụng bản sao cũ nếu thông tin trên đó không còn phù hợp.
Có cần dịch công chứng giấy tờ sang tiếng Anh không?
Không phải hồ sơ nào cũng cần dịch công chứng. Nếu bên tiếp nhận yêu cầu tài liệu bằng tiếng Anh hoặc bản dịch có xác nhận, cần thực hiện đúng yêu cầu thay vì tự mặc định rằng mọi giấy tờ đều phải dịch.
Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo. Khách hàng cần liên hệ với chuyên viên tư vấn/nhân viên của Bảo Việt để được tư vấn/hướng dẫn một cách chính xác, phù hợp theo đúng quy định, quy tắc và tình huống cụ thể. Truy cập website Bảo Hiểm Bảo Việt tại: https://baohiem-baoviet.com/
