Trong 4 ngày, từ 18 – 21/4, tại Hà Nội, BHXH Việt Nam tổ chức Hội nghị tập huấn phần mềm quản lý văn bản, điều hành và giới thiệu, hướng dẫn sử dụng phần mềm thư điện tử ngành BHXH. Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Đình Khương dự và phát biểu khai mạc Hội nghị. Hội nghị nhằm mục đích tập huấn, chuyển giao công nghệ quản trị, vận hành hệ thống CNTT, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, phần mềm hệ thống thư điện tử ngành BHXH nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng cần thiết cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức của Ngành để đảm bảo đủ năng lực, điều kiện tiếp nhận, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng. Phát biểu khai mạc Hội nghị, Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Nguyễn Đình Khương cho biết, thời gian qua, Ngành đã tập trung các nguồn lực để triển khai các hoạt động ứng dụng tin học nhằm hiện đại hóa hệ thống quản lý, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả, hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Ngành và của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, từ đó góp phần nâng cao năng lực quản lý và phục vụ tốt hơn cho người tham gia BHXH, BHYT.
Một trong những nhiệm vụ cụ thể đó là xây dựng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để sử dụng thống nhất trong toàn ngành với mục tiêu: Giúp lãnh đạo BHXH Việt Nam quản lý, điều hành toàn bộ hệ thống văn bản trên Hệ thống CNTT thông qua phần mềm quản lý và điều hành. Triển khai thực hiện ứng dụng CNTT kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử); thực hiện kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản với Văn phòng Chính phủ; tạo dựng hệ thống thông tin về BHXH tập trung của cả nước. Bên cạnh đó, còn đáp ứng yêu cầu nâng cấp, mở rộng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên toàn bộ hệ thống từ BHXH Việt Nam đến cấp huyện. Tiến tới xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử từ Trung ương đến cấp tỉnh và cấp huyện, phục vụ công tác luân chuyển, xử lý văn bản và chỉ đạo, điều hành của ngành trên môi trường mạng.
Sau một thời gian xây dựng và chạy thử, phần mềm cơ bản đã hoàn thiện, BHXH Việt Nam tổ chức tập huấn để có thể quản lý, khai thác, vận hành và sử dụng có hiệu quả trên toàn hệ thống. Nhấn mạnh, đây là phần mềm hệ thống, liên quan đến toàn bộ các hoạt động chỉ đạo, điều hành và tác nghiệp của Ngành, Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Đình Khương đề nghị, các đại biểu tham gia tập huấn tập trung tiếp thu kỹ lưỡng, thực hành thành thạo các tính năng của hệ thống phần mềm, đồng thời cho ý kiến với những điểm còn bất hợp lý để tiếp tục nghiên cứu, chỉnh sửa phù hợp. Sau Hội nghị, lãnh đạo BHXH tỉnh, thành phố có trách nhiệm tiếp tục tổ chức tập huấn cho công chức, viên chức tại BHXH tỉnh và BHXH các huyện thị, để đội ngũ công chức, viên chức toàn Ngành có đủ năng lực tiếp nhận, quản lý, vận hành và khai thác, sử dụng có hiệu quả hệ thống quản lý văn bản điều hành và hệ thống thư điện tử của Ngành.
Vận hành Hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành làm cho quá trình quản lý văn bản, luân chuyển văn bản một cách nhanh chóng, kịp thời, thay thế việc luân chuyển truyền thống. Hệ thống được triển khai nhằm hiện đại hóa quy trình quản lý, điều hành trong cơ quan BHXH Việt Nam ở Trung ương và kết nối liên thông với Văn phòng Chính phủ. Hệ thống có rất nhiều tiện ích: Xây dựng hệ thống kho văn bản điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin, đảm bảo việc gửi – nhận văn bản giữa các đơn vị; Hỗ trợ đăng ký theo dõi lịch làm việc của BHXH Việt Nam, lịch làm việc của đơn vị; Hỗ trợ công tác lưu trữ, quản lý hồ sơ công việc; Nhanh chóng cung cấp thông tin về văn bản và hồ sơ công việc phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn một cách chính xác, đầy đủ; Lưu lại toàn bộ quá trình xử lý văn bản, công việc trên hệ thống mạng; Theo dõi công việc, giám sát thống kê, tìm kiếm dễ dàng; Kết nối liên thông văn bản quản lý điều hành với BHXH tỉnh, Văn phòng Chính phủ, các Bộ, ngành khác; Do phần mềm chạy trực tuyến nên không phải cài đặt và người dùng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi; Đặc biệt, không lo mất dữ liệu do hỏng phần cứng hoặc virut,…
Tập huấn phần mềm quản lý văn bản và điều hành gồm các nội dung: Tổng quan và các chức năng của phần mềm; Hướng dẫn sử dụng phần mềm ứng dụng: Quy trình, thao tác, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị hệ thống; Các bước yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, hỗ trợ nghiệp vụ trong quá trình quản trị; Quản trị hệ thống.
Tập huấn phần mềm thư điện tử ngành BHXH bao gồm các nội dung: Tổng quan và các chức năng của phần mềm; Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử trên giao diện webmail, cấu hình nâng cao trên webmail và sử dụng tính năng của webmail để chia sẻ các tệp tin dung lượng lớn; Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử với phần mềm Microsoft Outlook và một số thiết lập cơ bản phục vụ việc gửi/nhận thư; Hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử trên hệ điều hành Androi và iOS để gửi/nhận thư; Hướng dẫn quản trị mạng của BHXH tỉnh/thành phố quản trị các tài khoản thư của người dùng trong phạm vi đơn vị và xử lý một số vấn đề trong quá trình khai thác, sử dụng.
