Dự án số hóa toàn bộ số lượng sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) ở văn phòng Bảo hiểm xã hội TPHCM sắp hoàn thành và dự kiến sẽ bắt đầu vận hành vào cuối năm nay.
Quy trình số hoá tài liệu cho ngành bảo hiểm xã hội
Từ trước đến nay, sổ BHXH của công nhân viên chức nhà nước và người lao động tại các doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM vẫn được ghi chép và lưu trữ dưới dạng bản in “cứng” tại trụ sở Bảo hiểm xã hội và các chi nhánh. Việc lưu trữ hàng triệu sổ BHXH ngày càng khó khăn, tốn kém, khó tra cứu và nhất là người lao động không thể “tham khảo” sổ BHXH của chính mình.
Để giải quyết vấn đề này, tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin, Bảo hiểm xã hội TPHCM đã có dự án “số hóa” – tức là chuyển từ bản in cứng sang dữ liệu tin học có thể truyền dẫn trên mạng và lưu trữ trong hệ thống máy vi tính – toàn bộ số sổ BHXH này.
Công ty Khuê Tú là đơn vị tư vấn quy trình, cung cấp giải pháp “số hóa trọn gói” sổ BHXH cho Bảo hiểm xã hội TPHCM. Theo công ty này thì hiện nay mỗi ngày hệ thống có thể số hoá được khoảng 800-1.000 sổ BHXH.
Từ cuối năm ngoái, dự án số hoá sổ BHXH đã trải qua nhiều bước như tư vấn, chạy thử hệ thống, hoàn thiện quy trình… và đến tháng 7-2014 đã vận hành thử nghiệm hệ thống. Hiện tại, công ty Khuê Tú đã chuyển giao giải pháp cho đội ngũ cán bộ của BHXH TPHCM tự thực hiện.
Ước tính hiện nay ở trụ sở chính BHXH TP.HCM và các cơ quan BHXH quận huyện đang lưu trữ đến hàng triệu sổ BHXH. Theo kế hoạch, từ nay đến cuối năm 2014 toàn bộ số lượng sổ BHXH bản cứng đang lưu trữ tại trụ sở chính sẽ được số hóa.
Sau khi hệ thống hoạt động, người lao động có thể truy cập và xem được thông tin sổ BHXH của chính mình trên cổng thông tin của cơ quan BHXH, qua Internet thay vì phải đến cơ quan BHXH.
Một số lợi ích khi số hoá sổ BHXH:
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu số về sổ BHXH.
+ Quản lý thông tin tập trung dữ liệu số.
+ Giải phóng không gian lưu trữ giấy đang bị quá tải.
+ Truy lục thông tin và khai thác thông tin nhanh chóng.
+ Hiệu quả trong công tác thống kê.
+ Giải pháp này có thể được triển khai đến quận huyện.
