Triển khai Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán BHXH Việt Nam; để thống nhất thực hiện việc lưu trữ chứng từ, danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp, BHXH Việt Nam ban hành Công văn số 238/BHXH-TCKT ngày 21/01/2019 về lưu trữ chứng từ, danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp tại cơ quan Bưu điện.
Chứng từ phải được lưu trữ vĩnh viễn
Theo đó, từ ngày 01/01/2019, thực hiện lưu trữ danh sách chi trả bằng tiền mặt, giấy nhận tiền có đầy đủ chữ ký của người hưởng và danh sách chi trả qua tài khoản cá nhân tại cơ quan Bưu điện – đơn vị tổ chức dịch vụ chi trả các chế độ BHXH, trợ cấp thất nghiệp và quản lý người hưởng các chế độ BHXH hàng tháng theo hợp đồng đã ký với cơ quan BHXH, gồm: Danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu số C72a-HD); danh sách chi trả trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C72b-HD); danh sách chi trả trợ cấp 01 lần (mẫu số C97-HD); giấy nhận tiền lương hưu, trợ cấp BHXH, BH thất nghiệp (mẫu số C95-HD) ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC.
Tất cả các chứng từ phải được lưu trữ vĩnh viễn; việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán.
Quy trình thực hiện lưu trữ
Sau khi chi trả xong, theo thời gian quy định, cơ quan Bưu điện căn cứ chứng từ gốc quy định để lập, ký chữ ký số chuyển qua dữ liệu điện tử gửi cơ quan BHXH hồ sơ, chứng từ quyết toán gồm: Danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số 7-CBH) ban hành kèm theo Quyết định số 828/QĐ-BHXH ngày 27/05/2016 quy định quản lý chi trả các chế độ BHXH, BH thất nghiệp; bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C74a-HD); bảng thanh toán các chế độ BHXH một lần (mẫu số C74b-HD) ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC.
Cơ quan Bưu điện chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác giữa bản điện tử hồ sơ quyết toán danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số 7-CBH), bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, TCTN (mẫu số C74a-HD), bảng thanh toán các chế độ BHXH 01 lần (mẫu số C74b-HD) gửi cơ quan BHXH với chứng từ gốc lưu tại cơ quan Bưu điện; cung cấp các hồ sơ, chứng từ lưu trữ theo quy định khi có yêu cầu của cơ quan BHXH và cơ quan có thẩm quyền.
Cơ quan BHXH (Phòng Kế hoạch – Tài chính thuộc BHXH tỉnh hoặc tổ Kế toán – chi trả và giám định BHYT thuộc BHXH huyện, gọi chung là bộ phận KH-TC) căn cứ hồ sơ do cơ quan Bưu điện lập, ký chữ ký số chuyển qua dữ liệu điện tử để đối chiếu số người, số tiền chưa trả giữa danh sách chưa nhận lương hưu, trợ cấp BHXH (mẫu số 7-CBH) với bảng thanh toán lương hưu và trợ cấp BHXH hàng tháng, trợ cấp thất nghiệp (mẫu số C74a-HD); bảng thanh toán các chế độ BHXH một lần (mẫu số C74b-HD). Trường hợp số liệu khớp đúng, thực hiện xác nhận trên mẫu số C74a,b-HD, chuyển mẫu số 7-CBH cho phòng Chế độ BHXH trên Hệ thống phần mềm. Trường hợp số liệu có chênh lệch, thực hiện chuyển trả và phối hợp với cơ quan Bưu điện rà soát, đối chiếu lại số liệu.
Phòng Chế độ BHXH (BHXH tỉnh) căn cứ mẫu số 7-CBH trên Hệ thống phần mềm để lập chỉ tiêu Số tiền chưa lĩnh tại danh sách chi trả tháng sau.
Hằng năm, cơ quan Bưu điện và cơ quan BHXH (Bộ phận KH-TC) thực hiện đối chiếu ký xác nhận số tiền đã nhận, số tiền đã chi, số đã tạm ứng nhưng chưa chi đến hết ngày 31/12 tại Mục B-Tình hình kinh phí trên mẫu số C74a,b-HD.
Tổ chức thực hiện
Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo Bưu điện các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện lưu trữ chứng từ gốc theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính pháp lý của chứng từ; chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, nhân lực để đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định; triển khai kết nối dữ liệu chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp giữa cơ quan Bưu điện với cơ quan BHXH; sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật trong việc lập, chuyển, tiếp nhận mẫu biểu, danh sách chi trả, hồ sơ thanh quyết toán qua dữ liệu điện tử, đảm bảo đúng thời gian, quy trình lập danh sách, chi trả và thanh quyết toán.
Giám đốc BHXH các tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn các phòng chức năng, BHXH huyện thực hiện nghiêm túc các nội dung, quy trình quy định tại Công văn này; bổ sung Hợp đồng dịch vụ quản lý người hưởng và chi trả các chế độ BHXH, trợ cấp thất nghiệp qua hệ thống Bưu điện với Bưu điện tỉnh trách nhiệm của các bên trong việc lưu trữ chứng từ, danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp tại cơ quan bưu điện theo hướng dẫn tại Công văn này.
Trung tâm Công nghệ thông tin triển khai sử dụng chữ ký số trong lập, chuyển Danh sách chi trả, các mẫu biểu giữa BHXH các cấp, giữa cơ quan Bưu điện với cơ quan BHXH qua dữ liệu điện tử, đảm bảo tính pháp lý về giao dịch điện tử; phối hợp với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam triển khai kết nối dữ liệu chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH, trợ cấp thất nghiệp giữa cơ quan Bưu điện với cơ quan BHXH./.
